Comment créer un workflow de relance prospect
Dans VODOO CRM, ouvrez Workflows, cliquez sur « Créer un workflow » et choisissez un déclencheur, par exemple « Formulaire soumis ». Ajoutez ensuite les étapes dans l'éditeur visuel : un email de bienvenue, une attente de deux jours, une condition sur un tag, puis un SMS et une tâche pour le commercial. Enregistrez, testez sur votre propre fiche, puis activez : chaque nouveau prospect suit la séquence seul.
Avant de commencer
- Votre canal email (actif sans configuration) et, pour la relance par SMS, votre compte Twilio connecté.
- Un rôle autorisé : Propriétaire, Administrateur, Marketeur ou Project Manager.
- Une place libre dans votre offre : 5 workflows actifs en Basic, 25 en Standard, 100 en Pro et Agency.
Étapes
- 1
Créez le workflow
Ouvrez Workflows, cliquez sur « Créer un workflow », puis donnez-lui un nom (par exemple « Relance prospect ») et, si vous voulez, une description.
- 2
Choisissez le déclencheur
Choisissez ce qui fait entrer un contact dans la séquence : « Formulaire soumis » pour les prospects d'un funnel, « Tag ajouté », « Contact créé », « RDV pris », « Étape pipeline »… Précisez son filtre : le formulaire, le tag ou l'étape concernés.
- 3
Ajoutez l’email de bienvenue
Dans l’éditeur, cliquez sur « Envoyer Email » et rédigez l’objet et le message. Les variables comme {{contact.first_name}} ou {{org.name}} sont remplacées pour chaque contact.
- 4
Laissez un délai
Ajoutez « Attendre » et réglez la durée, par exemple 2 jours. Une attente avant chaque relance évite de submerger vos prospects.
- 5
Séparez les prospects avec une condition
Ajoutez « Condition (Si/Sinon) », par exemple « tag est égal à chaud ». La branche Oui continue vers la relance directe ; la branche Non peut ajouter un tag de nurturing ou s'arrêter.
- 6
Relancez et passez la main au commercial
Sur la branche Oui, ajoutez « Envoyer SMS » avec un message court, puis « Créer Tâche » pour qu’un commercial rappelle le prospect.
- 7
Enregistrez, testez, activez
Cliquez sur « Sauvegarder », puis « Activer ». Avec « Tester », choisissez votre propre fiche : les actions s'exécutent réellement. Suivez ensuite les exécutions sur la page du workflow : en cours, complétées, échouées, et le détail de chaque étape.
Bon à savoir
- Testez toujours sur votre propre fiche avant d’ouvrir le workflow à vos prospects.
- Une étape « Ignoré » donne sa raison : contact désinscrit, sans email, sans numéro…
- Le déclencheur « Manuel » se lance depuis la fiche d’un contact, avec « Lancer un workflow ».
Offres concernées
Toutes les offres : 5 workflows actifs en Basic, 25 en Standard, 100 en Pro et Agency. L’étape « Envoyer Webhook » est réservée aux offres Pro et Agency. Voir les tarifs
Découvrir la fonctionnalité : Workflows et automatisationQuestions fréquentes
Quels déclencheurs puis-je utiliser ?
Formulaire soumis, Message reçu, Paiement reçu, RDV pris, Contact créé, Tag ajouté, Étape pipeline, Webhook et Manuel.
Le test envoie-t-il de vrais messages ?
Oui. « Tester » exécute réellement les actions sur le contact choisi : utilisez votre propre fiche. Le workflow doit être enregistré et actif.
Un contact désinscrit reçoit-il encore la relance ?
Non. Les étapes d'envoi vers un contact désinscrit sont ignorées, et la raison s'affiche dans le détail de l'exécution.
Puis-je répondre automatiquement aux messages reçus ?
Oui, avec le déclencheur « Message reçu ». Il répond au plus une fois par 24 heures et par contact, et jamais à un STOP ni à une réponse automatique.
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